Digitale Unterschrift erstellen » PDF und Word Dokumente mit digitaler Signatur unterschreiben | Praktische Tipps

Einfach unterschreiben und das Dokument ist fertig zum Versenden, das kennt jeder. Immer mehr Dokumente wie PDFs oder Word-Dateien werden digital unterschrieben – Wir zeigen euch, wie ihr eine digitale Unterschrift erstellen & für weitere Dokumente speichern könnt. ✅

Das wichtigste Siegel » Die Unterschrift: Jeder hat schon einmal irgendwo unterschrieben. Ob Verträge, Dokumente oder Vereinbarungen-Unterschriften werden in fast jedem rechtsgeschäftlichem Bereich benötigt. Die Unterschrift wird normalerweise handschriftlich geschrieben und beinhaltet mindestens den Familiennamen der Person.

Trotzdem unterschreiben viele Leute mit Kürzeln. Es werden Vornamen abgekürzt, nur die Initialen verwendet oder ein Schriftzeichen gezeichnet. Das deutsche Gesetz sieht keine dieser Unterzeichnungen als rechtskräftig an. Eine Signatur muss stets den vollständigen Namen der unterzeichnenden Person enthalten, auch wenn nicht absolut jeder Buchstabe klar leserlich geschrieben wurde.

Eine Definition zu der Unterschrift: Unterschriften haben den Zweck, dass Rechtsgeschäfte oder Willenserklärungen rechtswirksam werden und Fälschungen ausgeschlossen werden. Fehlt also eine benötigte Signatur, hat die gegebene Urkunde keine Beweiskraft.

Anleitung: Digitale Unterschrift erfolgreich Erstellen und Speichern

In unserer modernen und digitalen Gesellschaft wird nicht mehr alles von Hand unterschrieben. Mittlerweile laufen immer mehr Rechtsgeschäfte digital ab. Dies geht zum einen nun viel schneller als die physische Abwicklung von Geschäften mit Briefen, benötigt aber auch mehr Aufwand.

PDF unterschreiben ⭐️ | Dokumente ohne Papier und Stift digital unterzeichnen 📝
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Verträge oder andere zu unterschreibende Dokumente hat man auf einmal vor sich auf seinem Laptop und man fragt sich: Wie bekomme ich jetzt meine Signatur auf das digitale Unterschriftfeld? Aber dies stellt heutzutage auch keine große Hürde mehr dar.

Man kann nämlich Unterschriften erstellen. Und das ganz einfach digital. Ganz egal, ob es sich dabei um Mietverträge, Kaufverträge oder sogar Sofortverträge und andere Transaktionen handeln.

Signatur per Hand oder digital?

Man kann man seine Signatur entweder von Hand schreiben oder diese eintippen. Eine handgeschriebene und digitale Unterschrift ist dabei zu empfehlen. Die Sicherheit ist nicht nur bedeutend höher, da sich auch digital eine tendenzielle Handschrift erkennen lässt, sondern die Signatur sieht runder und ansprechender aus.

Ein einfacher Weg ist es seine eigene Unterschrift auf ein weißes Papier zu schreiben. Der Vorteil: Man kann aus mehreren Entwürfen die beste Signatur auswählen. Jetzt kann man das Blatt mit den Unterschriften einscannen oder abfotografieren, um eine Grafik (Bild-Datei) der Unterschrift zu erstellen. Diese Bilddatei kann dann noch individuell angepasst werden, bis man zufrieden ist mit dem Ergebnis. Man kann zum Beispiel den Bild Hintergrund entfernen, um die Unterschrift freizustellen.

Viele Möglichkeiten Unterschriften zu erstellen

Wünscht man sich eine besonders schicke, möglicherweise verschnörkelte oder anderweitig optisch ansprechende Signatur, kann man diese auch von einem Profi erstellen lassen. Auf verschiedenen Plattformen bieten Grafiker und Designer unterschiedliche Schriftarten zur Auswahl an. Dort kann man sich dann eine der vielen Schriftarten aussuchen, sich aussuchen woraus das Signum bestehen soll und dann das Endprodukt dem jeweiligen Designer abkaufen.

Eine andere Möglichkeit besteht darin, für sich selbst eine Signatur zu entwerfen. Dafür eignen sich verschiedene Plattformen, die man online aufsuchen kann. Dort kann man ganz einfach und vor allem kostenfrei seine Unterschrift erstellen und diese dann in das Dokument (Word, PDF und Weitere…) einfügen.

Wenn man ein sogenanntes Grafikpad hat, lässt sich die Unterschrift sofort digital handschriftlich ausführen. Man kann somit zum Beispiel PDF-Dateien schnell und einfach auf seinem Grafikpad unterschreiben. Hierbei sollte die „Schreiben-Funktion“ in dem Programm genutzt werden und dann auf der Datei unterschrieben werden. Diese Unterschriften gelten jedoch nur für Namenszeichnungen, die tatsächlich digital erstellt und genutzt wurden.

Eine Unterschrift in Word einfügen, einmal einrichten und Dokumente unterschreiben. 💡
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Hinweise für das Erstellen und Nutzen von digitalen Unterschriften

Das Einscannen von analogen Signaturen und das anschließende Einfügen in digitale Dokumente wird als „nicht rechtskräftig“ bezeichnet, wird also im Ernstfall abgelehnt. Bei vielen Dokumenten wird aber auch noch eine handschriftliche Unterzeichnung akzeptiert.
Deswegen ist es empfehlenswert, all die Dokumente handschriftlich und analog zu signieren, die ohne große Aufwände zur anderen Partei oder zurück gelangen können.

Die digitale Signatur muss außerdem immer von einem vertrauenswürdigen Dienstleister erstellt werden. Selbsterstellte Signaturen sind gültig, müssen jedoch den gesamten Namen enthalten und zumindest teilweise klar lesbar sein. Vor einem Gericht sind Unterschriften übrigens rechtskräftig, doch nicht jede Signatur besitzt eine hohe Beweiskraft.

Der Unterschied findet sich in den äußeren Umständen. Ist es möglich zu beweisen, dass das Dokument unterzeichnet und nicht verändert wurde, wird der Signatur eine hohe Beweiskraft zugesprochen. Kann dies nicht bewiesen werden, sind auch rechtskräftige Signaturen nicht immer als Beweismittel anzusehen.

Weiterführende Links und Quellen: